Estructura de la organización y Centro de costos

PROCESO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN Y CONTROL, CLASES, HERRAMIENTAS, Y CARACTERÍSTICAS.

El control es la fase del proceso administrativo que debe mantener la actividad organizacional dentro de los límites permisibles, de acuerdo con las expectativas. El control organizacional está irremediablemente relacionado con la planeación. Los planes son el marco de referencia dentro del cual funciona el proceso de control. Por otra parte, la retroalimentación de la fase de control con frecuencia identifica la necesidad de planes o estrategias nuevas o ajustadas.

Las funciones administrativas básicas son altamente interdependientes. Tradicionalmente no se realizan paso por paso. Ni tampoco se lleva a cabo en bloques de tiempo mutuamente excluyentes. Formal o informalmente, desempeñan estas funciones. Algunos administradores son lo suficientemente afortunados de tener asistentes especiales o departamentos para realizar partes de esta labor, por ejemplo, un staff de planeación o una unidad de control de calidad. Sin embargo, con o sin ayuda, los administradores son al final responsable por la realización de las funciones básicas que son los medios para alcanzar el desempeño organizacional y para asegurar una capacidad continua para hacerlo.

Así como el control necesita de la planeación para realizar su labor de medición y evaluación de los resultados que la organización espera, la planeación lleva al interior de su proceso típico, aparte de las premisas sobre el futuro y la programación a plazo medio que integra los planes funcionales, la función administrativa de control, con el objetivo de mantener mediante este una revisión de las condiciones reales y comparándola con los resultados esperados. Aunque la planeación y el control son frecuentemente separados desde el punto de vista conceptual con fines de discusión, en la práctica son inseparables. La administración por objetivos y resultados (MBOR) es un ejemplo de un proceso explícito y sistemático para facilitar e integrar la toma de decisiones, la planeación y el control administrativo. A continuación se verá con más detalle este enfoque.

PLANEACIÓN Y CONTROL DE PROCEDIMIENTOS.

La proliferación y complejidad de los procedimientos existentes en una organización, ameritan sistema de control sobre todo si se tiene en cuenta que son instrumentos deseables para lograr que las cosas se hagan en forma eficiente y de determinada manera y que, mal controlados, pueden ocasionar rigidez a los departamentos.

Los procedimientos son diseñados para poner en práctica los planes y para responder a los cambios. Con frecuencia obstaculizan la innovación y la respuesta.

Recuerde que por lo general los procedimientos abarcan diversos departamentos, lo cual aumenta la importancia de mantenerlos bajo control. Es frecuente perder el control de ellos debido a la forma especializada en que se crean ya que, por estar orientados a situaciones específicas de cada área, entran muchas veces en conflicto, generan duplicidad o crean situaciones de traslape. También es fácil que se salgan de control cuando se intenta usarlos para resolver problemas en lugar de utilizar mejores políticas, delegación más comprensible, instrucciones con mayor claridad, etc. Otra situación frecuente es que se vuelvan obsoletos debido a la falta de políticas o a que se descuida su actualización. Además, suelen convertirse en una costumbre adquirida con lo cual las personas se resisten sistemáticamente al cambio.

Finalmente, es bueno considerar que otra razón que los hace salirse del control, es la frecuencia con que los administradores desconocen en la práctica su objeto o no lo tienen suficientemente claro. A ello se suma la incertidumbre sobre su costo y el cómo sustituirlos y controlarlos.

Con el fin de evitar estas situaciones y lograr en el momento de planear que los procedimientos estén bajo control es útil seguir estas pautas.

·         Considere los procedimientos como planes. Esto significa que deben estar diseñados para reflejar y ayudar al logro de los objetivos y políticas de las organizaciones. Una vez planeado asegúrese de que se diseñaron en forma efectiva y eficiente. 

·         Analícelos en forma correcta para evitar duplicación y conflictos. Esto significa que todas las etapas del trabajo en donde se apliquen deben ser identificadas e interrelacionadas. 

·         Minimice, limite los procedimientos a la medida de las necesidades. Los costos ocasionados por trámites rígidos, demoras y fallas disminuyen las ganancias potenciales que, se supone, ellos deben ayudar a obtener. 

·         Concíbalos como sistemas que se interrelacionan con otras áreas y departamentos ya que, independientemente de su grado de especialización deben evitar inconsistencias que afectan el rendimiento de otras dependencias.
Estime sus costos y vigile la operación a fin de establecer si vale la pena un procedimiento y si permite llevar realmente a cabo la labor.

CLASES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS:

Las formas de la actividad administrativa comprenden funciones de limitación de la actividad de los particulares, de prestación de servicios públicos, de fomento de la actividad privada y actividades cuasi-judiciales (como la sancionadora y arbitral). Esto lleva consigo que las formas de intervención sean diferentes, por lo cual hay que hablar de varias clases de procedimientos administrativos.

En Derecho Español, puede hablarse de un procedimiento no formalizado o flexible, y de otros procedimientos formalizados o rígidos., cuya tramitación escalonada se regula de forma preclusiva en otras normas legales y reglamentarias.

Una clasificación importante de los procedimientos administrativos es la que distingue entre procedimiento sea lineal o triangular.

• El proceso triangular: es aquel en que, como en el proceso civil, el órgano administrativo se sitúa en una posición de independencia e imparcialidad frente a dos o más administrados con intereses contrapuestos. Este tipo de procedimiento se corresponde con la actividad administrativa arbitral.
• Por el contrario, la mayoría de los procedimientos administrativos responden al modelo lineal, o sumarial en que la Administración es parte y órgano decisor al mismo tiempo.

Por su parte, Giannini formula una tipología de procedimientos administrativos:

1. Procedimientos declarativos y constitutivos. Los constitutivos se caracterizan por producir un efecto jurídico de nacimiento, modificación o extinción de situaciones subjetivas. Los declarativos sirven, entre otras cosas, para atribuir cualificaciones jurídicas a cosas, personas o relaciones.
2. Los procedimientos constitutivos se dividen en ablatorios o expropiatorios, concesionales y autorizativos.
3. Los procedimientos constitutivos en función de los intereses públicos que se gestionan pueden ser simples y complejos. Simple es el procedimiento que persigue un único interés público (licencia de caza). Complejo es el procedimiento que atiende a varios intereses públicos (aprobación de los planes de urbanismos).
4. Existen también procedimientos organizativos, manifestaciones de esta potestad, como los que tienen por objeto la creación, modificación o extinción de personas jurídicas o de órganos, la actividad de control.
5. Los procedimientos sancionadores son aquellos a través de los cuales la Administración ejercita la potestad sancionadora.
6. Por último, los procedimientos ejecutivos serían aquellos a través de los cuales se materializan los contenidos de los actos administrativos.

HERRAMIENTAS DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS:

El conocimiento básico de todo Administrador de Empresas es el "Proceso Administrativo" que consiste en cuatro etapas:

·         Planificación

·         Organización

·         Dirección

·         Control

Cada una de esas etapas tiene herramientas que nos permitirán ejercer una mejor administración de nuestra empresa.

ESTAS HERRAMIENTAS SON:

1. Planificación:

·         Matriz Dofa

·         Plan de Acción

·         Presupuesto

·         Cronograma o Diagrama de Gantt

2. Organización:

·         Organigrama

·         Descripción de Cargos

·         Manual de Procedimientos

·         Políticas internas

3. Dirección:

·         Liderazgo

·         Decisiones

·         Motivaciones

·         Sanciones

·         Delegar responsabilidades

4. Control:

·         Lista de Chequeo

·         Indicadores

·         Supervisión

·         Auditorías

·         Arqueo de Caja

·         Análisis de Cuentas

·         Análisis de Estados Financieros

·         Evaluación del cumplimiento de metas

CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

1. Universalidad: 

Se refiere a su carácter social, pues donde exista un grupo de individuos en busca de un objetivo (independiente de su naturaleza) debe existir una coordinación de recursos.

2. Especificidad: 

Aunque la administración este integrada por otras ciencias complementarias su esencia es única. 

3. Unidad de proceso temporal: 

La administración siempre se dará en función de la planeación, organización, dirección y control; independientemente del grado de aplicación de cada uno.

4. Unidad jerárquica: 

Delimita la administración en un marco de líneas de autoridad. Relación superior-subordinado.