Estructura de la organización y Centro de costos

CLASES DE SOPORTES

DEFINICIÓN Y CLASES DE SOPORTES DE CONTABILIDAD:
Es el instrumento, herramienta y medio escrito a través del cual se prueba la existencia de los hechos económicos o transacciones realizadas en el ente económico. Los soportes tienen carácter probatorio y son necesarios para la realización de los registros que tienen la utilidad de incorporar los hechos económicos o transacciones al sistema de información contable.
Los soportes pueden ser de origen interno y externo. Los internos son todos aquellos que la empresa elabora internamente para el control, comprobación y registro de transacciones realizadas dentro del giro de sus negocios, su diseño en algunos casos obedece a ciertas formas que establece la ley y en otras a las necesidades de información y control del ente económico; entre los cuales encontramos:

SOPORTES INTERNOS:

·         Recibo de Caja: Son aquellos que se usan como soporte de prueba de todos los ingresos a caja recaudados por diversos conceptos, representados en efectivo, cheques, tarjetas débito, tarjetas créditos. Normalmente se elabora en original y copia, destinándose el original para quien realiza el pago y la copia para soportar el registro en el sistema de información contable.

·         Recibo de caja de caja menor: Son aquellos que tienen la finalidad de soportar los gastos de menor cuantía, cuyo valor y frecuencia no amerita realizar el pago con cheque, como gastos de transporte, fotocopias, por lo general para la atención de estos gastos se crean fondos de caja menor a cargo de un custodio que responde por su manejo. Se elaboran en original, el cual se anexa como soporte al formato de reembolso correspondiente.

·         Comprobantes de egresos: Son aquellos que tienen la función de servir como prueba de los desembolsos o pagos realizados por la empresa, los cuales para efectos de control deben hacerse en cheque.
Deberán anexarse a los comprobantes de egreso, los soportes que dieron origen a dicho pago como: facturas, cuentas de cobro, teniendo en cuenta que se debe dejar constancia de su cancelación mediante la implantación de un sello que exprese que han sido pagados.
Se elaboran en original y dos copias, debidamente firmadas a satisfacción por el beneficiario del pago, para ser distribuidas así: El original, con los soportes del pago, ara la incorporación de la transacción en el sistema de información contable, la primera copia para incorporar al consecutivo y la segunda copia para la persona que realizó el pago.

·         Facturas de venta: Se elabora para protocolizar la realización de un contrato de compraventa o prestación de servicios, en el cual se discrimina en detalle el contenido del contrato, el monto de la transacción, las condiciones de pago, la persona que interviene en la compra. Mediante este documento se genera el traslado de dominio del bien o servicio transado, sin que se haya perfeccionado en su totalidad, ya que el pago se puede realizar con posterioridad a la facturación. Es un comprobante obligatorio y debe cumplir con las disposiciones legales, y para efectos tributarios la factura debe cumplir con los requisitos exigidos por la Ley y las autoridades públicas competentes.

·         Nota crédito: Sirve para realizar abonos en las cuentas de los clientes por devoluciones de mercancías o por corrección de errores u omisiones. Se elabora en original y copia, el original para el cliente y la copia para el consecutivo y para soportar el registro en el sistema de información contable.

·         Nota Débito: Se elabora para cargos en las cuentas de los clientes por un mayor valor por error u omisión en la liquidación de facturas de ventas y los intereses por mora en el pago de sus obligaciones.

·         Nota de Contabilidad: Se elabora para realizar en forma resumida el registro manual de las operaciones, tanto en libros auxiliares como oficiales o principales, de acuerdo a las necesidades de la empresa se pueden resumir en un solo comprobante las transacciones realizadas en un periodo determinado ya sea semanal, quincenal o semanal.

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PROCEDIMIENTOS PARA CONSOLIDACIÓN DE SOPORTES POR CENTRO DE COSTO

EVOLUCIÓN DE LAS IDEAS.

Clásicos y las escuelas anteriores consideran a los costos desde el punto de vista de la economía de un país como un todo.

Neoclásicos: a partir ellos se hacen aportes de lo económico a la contabilidad.

Nicómaco: estudia lo natural y lo justo, análisis en una economía autosuficiente (trueque).

Escolásticos: influencia del cristianismo precio justo.

Mercantilistas: puede hallarse conceptos vinculados con el costo y precio, lo divide en dos componentes: los costos (se determina antes de la venta) y el beneficio que se obtiene en el mercado (supeditado a las leyes de mercado).

Quesnay, sostiene que la agricultura es la única fuente verdadera de riqueza capaz de rendir un excedente sobre los costos. A la diferencia de la producción de la agricultura y el consumo, la denomina producto neto, el resto como improductiva.

Los clásicos, afirman que las riquezas de las naciones se hallan determinadas por el trabajo de todos sus habitantes y no por el de una sola clase. El trabajo es la medida real del valor de cambio de todos los bienes. Cuando existe división del trabajo el mercado determina el precio y cuando este cubre los costos de producción influenciará la decisión de los bienes a producir.

Cuando actúan las leyes del mercado se tiende a reducir el precio, que es levemente superior a los costos de producción, cuando el precio del mercado desciende por debajo de ese precio natural se produce un quebranto.

David Ricardo, escuela clásica. Su teoría del valor fue la del trabajo, estudiar las posibilidades de los bienes susceptibles de aumentar con la actividad humana, el valor cambia en proporción al trabajo que tiene.

Costo es la suma de los esfuerzos representados por el trabajo, que se debe someter una persona para satisfacer sus necesidades.

Senior, conceptuó el interés como la remuneración por la abstinencia al placer de consumo, siendo la abstinencia un elemento más del costo de producción, dado por los esfuerzos y sacrificios representados por el trabajo y los beneficios.

Marshall, es el enfoque que más interesa desde la empresa privada. Plantea la manera en que repercute el factor tiempo en la formación de la estructura de los costos, en el corto plazo priman los factores fijos, y las variables materias primas, salarios y auxiliares, largo plazo toda la escala de costos variables.

Los esfuerzos de todas las diferentes clases de trabajo que tienen participación directa o indirecta en la producción requerida para ahorrar el capital usado en ella se denominan el costo real de producción y las sumas de dinero que han de ser pagadas por todos esos esfuerzos, se denomina el costo monetario de producción.

Barone, escuela de Cambrige se distingue y desarrolla la curva de los costos totales fijos y variables, a medida que aumenta el volumen de producción y al comportamiento con la curva de los ingresos determina las zonas de pérdida y de ganancia.

Von Wieser, costo de oportunidad, es igual a utilidades abandonadas.

Devenport, costo de oportunidad el empresario calcula sus costos con el objeto de llegar a una decisión respecto del producto que más le convendrá elaborar.

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CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS DE CENTRO DE COSTO.

Un centro o agrupamiento de costos es una forma de organizar/agrupar los costos organizacionales de tal forma de que sean útiles para: La toma de decisiones y satisfacer las necesidades de reporte externo e interno. Cada organización tiene mínimo dos centros de costos;

A Nivel más micro, el agrupamiento o clasificación simple de costos encontrado en el plan de cuenta, como por ejemplo suministros de oficina o honorarios. A nivel más macro, el conjunto de todo lo que hace la organización, es decir la organización misma como centros de costos; los centros de costos son las áreas o departamentos determinados para la planificación, acumulación y control de costos, siendo la unidad más pequeña de actividad o área de responsabilidad representada por el conjunto de actividades y funciones relativamente homogéneas, de las que es responsable un funcionario o supervisor determinado.

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PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

La planeación estratégica se puede definir como el arte y ciencia de formular, implantar y evaluar decisiones interfuncionales que permitan a la organización llevar a cabo sus objetivos.

ETAPAS DE LA PLANEACION ESTRATEGICA:

·         Formulación de las Estrategias: incluye el desarrollo de la misión del negocio, la identificación de las oportunidades y amenazas externas a la organización, la determinación de las fuerzas y debilidades internas, el establecimiento de objetivos a largo plazo, la generación de estrategias alternativas, y la selección de estrategias específicas a llevarse a cabo.

·         Implantación de Estrategias: requiere que la empresa establezca objetivos anuales, proyecte políticas, motive empleados, y asigne recursos de manera que las estrategias formuladas se puedan llevar a cabo; incluye el desarrollo de una cultura que soporte las estrategias, la creación de una estructura organizacional efectiva, mercadotecnia, presupuestos, sistemas de información y motivación a la acción.

·         Evaluación de Estrategias: (a) revisar los factores internos y externos que fundamentan las estrategias actuales; (b) medir el desempeño, y (c) tomar acciones correctivas. Todas las estrategias están sujetas a cambio.

BENEFICIOS DE LA PLANEACION ESTRATEGICA.

Beneficios financieros:

·         Investigaciones indican que organizaciones que utilizan conceptos de planeación estratégica son más rentables y exitosas que aquellas que no los usan.

·         Generalmente las empresas que tienen altos rendimientos reflejan una orientación más estratégica y enfoque a largo plazo.

Beneficios no financieros:

·         Mayor entendimiento de las amenazas externas, un mejor entendimiento de las estrategias de los competidores, incremento en la productividad de los empleados, menor resistencia al cambio, y un entendimiento más claro de la relación existente entre el desempeño y los resultados.

·         Aumenta la capacidad de prevención de problemas.

·         Permite la identificación, jerarquización, y aprovechamiento de oportunidades.

·         Provee una visión objetiva de los problemas gerenciales.

·         Permite asignar más efectivamente los recursos a las oportunidades identificadas. Ayuda a integrar el comportamiento de individuos en un esfuerzo común.

·         Provee las bases para clarificar las responsabilidades individuales.

·         Disciplina y formaliza la administración.

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FUNCIONES Y ACTIVIDADES DE LOS CENTROS DE COSTO.

La contabilidad de los costos es una parte fundamental de la gestión de una empresa, proporcionando una información e carácter interno dirigida fundamentalmente a los sujetos decisores, en definitiva a los gestores de las unidades económica. Se trata por tanto de una información que se enmarca dentro del sistema de información y control interna de la empresa, sustituyendo una herramienta esencial para su gestión y dirección. La contabilidad de costos suministrara por tanto información fundamental a los gestores para la toma de decisiones.

OBJETIVOS PRINCIPALES DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS:

·         Medir y valorar el costo de los productos a efectos de la valoración de las existencias.

·         Analizar costos, determinados las relaciones que existan entre ellos y cada uno de los recursos productivos que son utilizados en la función de transformación económica.

·         Registrar los costos clasificando y asignando los mismos a los correspondientes objetivos de coste.

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PROCESO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN Y CONTROL, CLASES, HERRAMIENTAS, Y CARACTERÍSTICAS.

El control es la fase del proceso administrativo que debe mantener la actividad organizacional dentro de los límites permisibles, de acuerdo con las expectativas. El control organizacional está irremediablemente relacionado con la planeación. Los planes son el marco de referencia dentro del cual funciona el proceso de control. Por otra parte, la retroalimentación de la fase de control con frecuencia identifica la necesidad de planes o estrategias nuevas o ajustadas.

Las funciones administrativas básicas son altamente interdependientes. Tradicionalmente no se realizan paso por paso. Ni tampoco se lleva a cabo en bloques de tiempo mutuamente excluyentes. Formal o informalmente, desempeñan estas funciones. Algunos administradores son lo suficientemente afortunados de tener asistentes especiales o departamentos para realizar partes de esta labor, por ejemplo, un staff de planeación o una unidad de control de calidad. Sin embargo, con o sin ayuda, los administradores son al final responsable por la realización de las funciones básicas que son los medios para alcanzar el desempeño organizacional y para asegurar una capacidad continua para hacerlo.

Así como el control necesita de la planeación para realizar su labor de medición y evaluación de los resultados que la organización espera, la planeación lleva al interior de su proceso típico, aparte de las premisas sobre el futuro y la programación a plazo medio que integra los planes funcionales, la función administrativa de control, con el objetivo de mantener mediante este una revisión de las condiciones reales y comparándola con los resultados esperados. Aunque la planeación y el control son frecuentemente separados desde el punto de vista conceptual con fines de discusión, en la práctica son inseparables. La administración por objetivos y resultados (MBOR) es un ejemplo de un proceso explícito y sistemático para facilitar e integrar la toma de decisiones, la planeación y el control administrativo. A continuación se verá con más detalle este enfoque.

PLANEACIÓN Y CONTROL DE PROCEDIMIENTOS.

La proliferación y complejidad de los procedimientos existentes en una organización, ameritan sistema de control sobre todo si se tiene en cuenta que son instrumentos deseables para lograr que las cosas se hagan en forma eficiente y de determinada manera y que, mal controlados, pueden ocasionar rigidez a los departamentos.

Los procedimientos son diseñados para poner en práctica los planes y para responder a los cambios. Con frecuencia obstaculizan la innovación y la respuesta.

Recuerde que por lo general los procedimientos abarcan diversos departamentos, lo cual aumenta la importancia de mantenerlos bajo control. Es frecuente perder el control de ellos debido a la forma especializada en que se crean ya que, por estar orientados a situaciones específicas de cada área, entran muchas veces en conflicto, generan duplicidad o crean situaciones de traslape. También es fácil que se salgan de control cuando se intenta usarlos para resolver problemas en lugar de utilizar mejores políticas, delegación más comprensible, instrucciones con mayor claridad, etc. Otra situación frecuente es que se vuelvan obsoletos debido a la falta de políticas o a que se descuida su actualización. Además, suelen convertirse en una costumbre adquirida con lo cual las personas se resisten sistemáticamente al cambio.

Finalmente, es bueno considerar que otra razón que los hace salirse del control, es la frecuencia con que los administradores desconocen en la práctica su objeto o no lo tienen suficientemente claro. A ello se suma la incertidumbre sobre su costo y el cómo sustituirlos y controlarlos.

Con el fin de evitar estas situaciones y lograr en el momento de planear que los procedimientos estén bajo control es útil seguir estas pautas.

·         Considere los procedimientos como planes. Esto significa que deben estar diseñados para reflejar y ayudar al logro de los objetivos y políticas de las organizaciones. Una vez planeado asegúrese de que se diseñaron en forma efectiva y eficiente. 

·         Analícelos en forma correcta para evitar duplicación y conflictos. Esto significa que todas las etapas del trabajo en donde se apliquen deben ser identificadas e interrelacionadas. 

·         Minimice, limite los procedimientos a la medida de las necesidades. Los costos ocasionados por trámites rígidos, demoras y fallas disminuyen las ganancias potenciales que, se supone, ellos deben ayudar a obtener. 

·         Concíbalos como sistemas que se interrelacionan con otras áreas y departamentos ya que, independientemente de su grado de especialización deben evitar inconsistencias que afectan el rendimiento de otras dependencias.
Estime sus costos y vigile la operación a fin de establecer si vale la pena un procedimiento y si permite llevar realmente a cabo la labor.

CLASES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS:

Las formas de la actividad administrativa comprenden funciones de limitación de la actividad de los particulares, de prestación de servicios públicos, de fomento de la actividad privada y actividades cuasi-judiciales (como la sancionadora y arbitral). Esto lleva consigo que las formas de intervención sean diferentes, por lo cual hay que hablar de varias clases de procedimientos administrativos.

En Derecho Español, puede hablarse de un procedimiento no formalizado o flexible, y de otros procedimientos formalizados o rígidos., cuya tramitación escalonada se regula de forma preclusiva en otras normas legales y reglamentarias.

Una clasificación importante de los procedimientos administrativos es la que distingue entre procedimiento sea lineal o triangular.

• El proceso triangular: es aquel en que, como en el proceso civil, el órgano administrativo se sitúa en una posición de independencia e imparcialidad frente a dos o más administrados con intereses contrapuestos. Este tipo de procedimiento se corresponde con la actividad administrativa arbitral.
• Por el contrario, la mayoría de los procedimientos administrativos responden al modelo lineal, o sumarial en que la Administración es parte y órgano decisor al mismo tiempo.

Por su parte, Giannini formula una tipología de procedimientos administrativos:

1. Procedimientos declarativos y constitutivos. Los constitutivos se caracterizan por producir un efecto jurídico de nacimiento, modificación o extinción de situaciones subjetivas. Los declarativos sirven, entre otras cosas, para atribuir cualificaciones jurídicas a cosas, personas o relaciones.
2. Los procedimientos constitutivos se dividen en ablatorios o expropiatorios, concesionales y autorizativos.
3. Los procedimientos constitutivos en función de los intereses públicos que se gestionan pueden ser simples y complejos. Simple es el procedimiento que persigue un único interés público (licencia de caza). Complejo es el procedimiento que atiende a varios intereses públicos (aprobación de los planes de urbanismos).
4. Existen también procedimientos organizativos, manifestaciones de esta potestad, como los que tienen por objeto la creación, modificación o extinción de personas jurídicas o de órganos, la actividad de control.
5. Los procedimientos sancionadores son aquellos a través de los cuales la Administración ejercita la potestad sancionadora.
6. Por último, los procedimientos ejecutivos serían aquellos a través de los cuales se materializan los contenidos de los actos administrativos.

HERRAMIENTAS DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS:

El conocimiento básico de todo Administrador de Empresas es el "Proceso Administrativo" que consiste en cuatro etapas:

·         Planificación

·         Organización

·         Dirección

·         Control

Cada una de esas etapas tiene herramientas que nos permitirán ejercer una mejor administración de nuestra empresa.

ESTAS HERRAMIENTAS SON:

1. Planificación:

·         Matriz Dofa

·         Plan de Acción

·         Presupuesto

·         Cronograma o Diagrama de Gantt

2. Organización:

·         Organigrama

·         Descripción de Cargos

·         Manual de Procedimientos

·         Políticas internas

3. Dirección:

·         Liderazgo

·         Decisiones

·         Motivaciones

·         Sanciones

·         Delegar responsabilidades

4. Control:

·         Lista de Chequeo

·         Indicadores

·         Supervisión

·         Auditorías

·         Arqueo de Caja

·         Análisis de Cuentas

·         Análisis de Estados Financieros

·         Evaluación del cumplimiento de metas

CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

1. Universalidad: 

Se refiere a su carácter social, pues donde exista un grupo de individuos en busca de un objetivo (independiente de su naturaleza) debe existir una coordinación de recursos.

2. Especificidad: 

Aunque la administración este integrada por otras ciencias complementarias su esencia es única. 

3. Unidad de proceso temporal: 

La administración siempre se dará en función de la planeación, organización, dirección y control; independientemente del grado de aplicación de cada uno.

4. Unidad jerárquica: 

Delimita la administración en un marco de líneas de autoridad. Relación superior-subordinado. 

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VALORES COORPORATIVOS

Los valores son aquellos juicios éticos sobre situaciones imaginarias o reales a los cuales nos sentimos más inclinados por su grado de utilidad personal y social.

Los valores de la empresa son los pilares más importantes de cualquier organización. Con ellos en realidad se define a sí misma, porque los valores de una organización son los valores de sus miembros, y especialmente los de sus dirigentes.

Los empresarios deben desarrollar virtudes como la templanza, la prudencia, la justicia y la fortaleza para ser transmisores de un verdadero liderazgo.

CARACTERÍSTICAS DE LOS VALORES:

·         Se desarrollan en condiciones muy complejas.

·         Son necesarios para producir cambios a favor del progreso.

·         Son posibles porque muchos seguimos creyendo en ellos.

·         No son ni pueden ser un simple enunciado.

IMPORTANCIA DE LOS VALORES EN UNA EMPRESA:

·         Los valores son muy importantes para una empresa porque son grandes fuerzas impulsoras del cómo hacemos nuestro trabajo.

·         Permiten posicionar una cultura empresarial.

·         Marcan patrones para la toma de decisiones.

·         Sugieren topes máximos de cumplimiento en las metas establecidas.

·         Promueven un cambio de pensamiento.

·         Evitan los fracasos en la implantación de estrategias dentro de la empresa.

·         Se lograr una baja rotación de empleados.

·         Se evitan conflictos entre el personal.

·         Con ellos los integrantes de la empresa de adaptan más fácilmente.

·         Se logra el éxito en los procesos de mejora continua.

LA IDENTIDAD COMO PARTE DE LOS VALORES:

Los valores deben estar relacionados con la identidad de la empresa.

La identidad es un documento que recoge las variables principales de comportamiento de una organización, así como acontecimientos relevantes de la historia y la trayectoria de ésta.

Este documento lo elabora el equipo directivo de la instalación, basándose en las siguientes preguntas:

·         ¿Quiénes son nuestros clientes? 

·         ¿Dónde están nuestros clientes? 

·         ¿Qué es lo que le ofrecemos a nuestros clientes? 

·         ¿Qué deseos satisfacen nuestros clientes? 

·         ¿Qué deseos del consumidor aún hoy no satisfacemos? 

·         ¿Qué es lo que nuestra instalación ofrece a sus clientes de manera diferente a los competidores? 

·         ¿Qué es lo genuino de nuestra instalación? 

·         ¿Qué ventajas ofrece la manera en que hacemos nuestro trabajo? 

·         ¿Qué le ofrecemos a nuestros trabajadores? 

·         ¿Cuáles son nuestros valores compartidos? 

·         ¿Qué es lo que debe ser nuestra organización?

CÓMO DEFINIR LOS VALORES DE UNA EMPRESA:

Lo que hay que hacer primero es establecer los valores fundamentales de la empresa entre el equipo directivo y con la mayor participación de los trabajadores posible. Se recomienda hacer una lista de entre tres y diez valores.

Enseguida se deben imaginar diferentes situaciones en que se pude encontrar la empresa en los próximos cinco años y especificar cuál será el comportamiento en cada caso. En base a lo anterior definir nuevamente el grado de importancia de cada valor de la lista del paso 1 y ordenarlos.

Una vez que se han especificado los valores de la empresa, se debe actuar bajo los mismos como prioritarios. Y ante un conflicto se debe poder razonar de manera lógica y en base a la lista de valores.
Esta actitud hará que los valores sean congruentes con los de los clientes, trabajadores y nosotros mismos.

Finalmente los valores que sobrevivan, serán los de su empresa y con lo que será mucho más claro y fácil matizar su visión y misión.