ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE PAGO DE
APORTES A TERCEROS.
La
cuenta de cobro es útil en la medida en que esta contiene los datos del
beneficiario del pago, datos que son necesarios para elaborar la nota de
contabilidad o el documento equivalente, pero en todo caso, esos datos deberán
ser tomados del Registro único tributario (Rut) documento que identifica
plenamente al beneficiario del pago, el cual debe ser exigido a toda persona
que se le realice un pago, por tanto, la cuenta de cobro en el fondo carece de
utilidad, puesto que en todo caso se debe exigir el Rut y este será suficiente
para elaborar las notas de contabilidad o documentos equivalentes.
En
conclusión, la cuenta de cobro, si no es a la vez un documento
equivalente, no cumple otro papel que
dejar constancia del valor adeudado a un tercero [pero que no constituye título
valor ni soporte de la deuda o pago], por el cual se deberá elaborar el
respectivo recibo de pago, la nota de contabilidad o el documento equivalente.
La cuenta de cobro que por sí misma no es un documento equivalente por no tener
los requisitos para ello, sirve como referencia para elaborarlo.
SOPORTE DE
PAGO A TERCEROS
Según
la ley, los aportes parafiscales, parte de la seguridad social y las
prestaciones sociales son pagados por la empresa.
Cuando
en una empresa se hace el presupuesto para pagar un empleado, incluye dentro de
ese presupuesto el costo total en que debe incurrir por ese empleado, como es
el salario básico, los recargos y demás pagos que debe sumar a ese salario, así
como considera dentro de su presupuesto los aportes parafiscales, la seguridad
social y las prestaciones sociales.
Hecho
el presupuesto, se ajusta el salario del trabajador de forma tal que el costo
total de ese salario no exceda lo presupuestado. Así por ejemplo, si el
presupuesto total determinado por el empresario es de $1.000.000 mensuales por
cada trabajador, no le pagará un sueldo de $1.000.000 mensual, sino que le
pagará lo necesario para que el salario, junto con los aportes parafiscales, la
seguridad social y las prestaciones sociales se ajuste a lo previamente presupuestado.
La
seguridad social, los aportes parafiscales y las prestaciones sociales,
aproximadamente corresponden al 50% del salario del trabajador, si el
presupuesto para contratar el empleado es de $1.000.000 al mes, el salario será
igual a 1.000.000/1.5, de manera tal que el sueldo que pagará el empresario
será de $660.000 aproximadamente.
FORMATOS
PARA LIQUIDACIONES MANUALES.
Es una herramienta que
permite la generación inmediata de liquidaciones de haberes individuales en
forma manual por parte de los liquidadores, tanto positiva como negativa.
OBJETIVO.
Generar liquidaciones individuales de forma
inmediata, en cualquier momento. Pudiendo seguir del procedimiento
administrativo involucrado.
CARACTERISTICAS
GENERALES.
Cuando la liquidación
se hace efectiva, se genera la información pertinente para las certificaciones
de servicios. Así como también aquella correspondiente al sistema pagos que
maneja la Tesorería General de la provincia, por medio del cual se realizan la
derivación a distintos entes externos por medio de transferencias bancarias.
FUNCIONALIDAD.
El departamento de Ajustes y Liquidaciones,
dependiente de la Contaduría General, que es quién genera la liquidación, punto
de partida del procedimiento.
El
sistema brinda la posibilidad de generar un recibo de Sueldos, provisorio (para
un expediente) o definitivo (genera imputación).
Si
la liquidación es positiva, los conceptos deben ser cargados manualmente. Luego
mediante la generación de una planilla se notifica a la habilitación correspondiente,
que generará el podido de fondos para la tesorería, quien lo autorizará para el
pago.
Si
la liquidación en negativa, la información se obtiene directamente del sistema
de liquidación de haberes ordinario (SIP400), no pudiendo modificarse, por la misma
planilla se notifica a Tesorería, quien al confirmarla genera la deuda para el
afiliado.
La
habilitación administra deuda de cada afiliado por liquidaciones negativas, y
una vez cancelada, realiza la relación de ingresos a la Tesorería.
RESPONSABLES:
Las oficinas involucradas son:
•
Ajustes y Liquidaciones: Generar liquidaciones.
•
Tesorería General: Confirmar Liquidaciones (negativas), Autorizar Pedidos de
Fondos (positivas).
•
Habilitaciones: Generar Pedidos de Fondos (positivas), administrar deuda de
cada afiliado por liquidaciones negativas y efectuar la relación de ingreso.
PILA
(PLANILLA INTEGRADA PARA LA LIQUIDACIÓN DE APORTES).
PILA.
La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, más
conocida como PILA, es un formato para hacer el pago de los aportes a pensión,
salud, ARP, caja de compensación, SENA e ICBF. PILA le informa lo que debe
pagar en su totalidad y especifica los subtotales de cada sistema.
El valor a pagar se determina por la información de las
personas que incluya en la planilla. Allí se señala el ingreso de sus empleados
y quedarán registradas las características de cada cotizante.
La gran ventaja de este sistema integral de pagos es que
simplifica el proceso de liquidación de aportes y además permite tener
información del empleado en cada uno de los subsistemas.
El sistema anterior con pagos individuales a cada entidad
era engorroso y no daba la posibilidad de hacerlo de forma electrónica. La
PILA, no sólo hizo que el pago se volviera mucho más sencillo sino que ahora es
más seguro.
¿Cómo
se diligencia el formato pila?
Hacer el pago de aportes a través de esta planilla
es bastante simple siguiendo estos cinco pasos.
1 Inscriba su empresa (o
inscríbase usted, si es trabajador independiente) en uno de los 21 operadores
de información autorizados para brindarle el servicio. Los operadores son
entidades autorizadas para gestionar el trámite de la planilla y acompañarle
durante el proceso.
2 Diligencie la planilla. Primero
debe registrar todos sus datos (esto solo será necesario la primera vez) y
luego consignará la información de sus empleados.
Tenga en cuenta que hay dos modalidades para diligenciar la planilla. La primera es de forma electrónica y se hace a través de la página web de los operadores. Allí está el paso a paso para llevar a cabo el pago. Recuerde que para esto su cuenta bancaria debe tener habilitada la posibilidad de hacer estas transacciones.
La segunda modalidad es la forma asistida vía telefónica (sólo se aplica para empresas de 30 o menos trabajadores o para independientes). En este caso, un asesor de los operadores de información diligenciará por usted la planilla y le dará un código o pin y podrá dirigirse a uno de los bancos para hacer el pago correspondiente.
En cualquiera de las dos modalidades sólo es necesario llenar la planilla una vez, ya que cada mes el sistema genera automáticamente el formato con los aportes que usted debe hacer y a qué entidades.
Tenga en cuenta que hay dos modalidades para diligenciar la planilla. La primera es de forma electrónica y se hace a través de la página web de los operadores. Allí está el paso a paso para llevar a cabo el pago. Recuerde que para esto su cuenta bancaria debe tener habilitada la posibilidad de hacer estas transacciones.
La segunda modalidad es la forma asistida vía telefónica (sólo se aplica para empresas de 30 o menos trabajadores o para independientes). En este caso, un asesor de los operadores de información diligenciará por usted la planilla y le dará un código o pin y podrá dirigirse a uno de los bancos para hacer el pago correspondiente.
En cualquiera de las dos modalidades sólo es necesario llenar la planilla una vez, ya que cada mes el sistema genera automáticamente el formato con los aportes que usted debe hacer y a qué entidades.
3 Una vez hecho el registro, el sistema hace el cálculo y usted sólo
debe verificar y confirmar. Los aportes son:
En el caso de los trabajadores independientes, éstos sólo hacen aportes a fondos de pensión y salud, porque la vinculación a ARP es voluntaria, al igual que a caja de compensación.
4 Luego de rectificar que todos
los aportes sean correctos, autorice el pago. Si es de forma electrónica el
sistema debita de su cuenta el pago de los aportes y consigna el valor
correspondiente a cada entidad. En caso de hacer el aporte de forma asistida,
el asesor le dará el código para realizar el pago en uno de los bancos
autorizados.
5 Después de autorizar el pago,
las entidades que reciben los recursos le envían una certificación que respalda
sus aportes. Al siguiente mes sólo necesitará autorizar el pago para que se
haga de forma automática. No solo autorizar el pago, debe verificar la
información y si tiene novedades incluirlas.
En caso de mora, la planilla hace la liquidación de aportes con los intereses incluidos. Recuerde: el pago sólo se puede hacer en los siguientes cinco días después de que se ha activado la planilla.
El nuevo sistema es una optimización para la liquidación de aportes. Usarlo le facilitará a usted y a su empresa el pago de la protección social de sus empleados. Aproveche las herramientas tecnológicas que, como la PILA, le ayudan a optimizar su actividad empresarial
En caso de mora, la planilla hace la liquidación de aportes con los intereses incluidos. Recuerde: el pago sólo se puede hacer en los siguientes cinco días después de que se ha activado la planilla.
El nuevo sistema es una optimización para la liquidación de aportes. Usarlo le facilitará a usted y a su empresa el pago de la protección social de sus empleados. Aproveche las herramientas tecnológicas que, como la PILA, le ayudan a optimizar su actividad empresarial
Formato pila.
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